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Assistante de Bureau/Réceptionniste pour Mali Anka Jiko Projet

Le projet USAID Mali Anka Jiko en Mali, mis en œuvre par Tetra Tech International Development, accepte actuellement les manifestations d'intérêt pour un(e) Assistante de Bureau/Réceptionniste. Ce post sera situé au bureau principal de Bamako et durera environ 5 ans. L'objectif du Mali Anka Jiko est de améliorer la qualité de prestation de services d’eau et d’assainissement au moyen de amlieorer le capacité local pour le gouvernance soutenable de l’infrastructure dans les regions ciblés de Bougouni, Koutiala, et Sikasso.

 

Relevant le/la Responsable Administratif et Logistique, le/la Assistante de Bureau/Réceptionniste sera responsable de l'organisation et de la coordination des tâches administratives et des procédures de bureau. L'assistant de bureau/réceptionniste sera responsable de la planification des réunions et des rendez-vous, de l'organisation des fournitures de bureau, de l'accueil des visiteurs et de la fourniture d'un soutien administratif général au personnel de l'équipe du projet Mali Anka Jiko.

 

Responsabilités:

*Servir de liaison principale avec les propriétaires de bureaux et de résidences louées et gérer les contrats de location et les besoins d'entretien ;

*Fournir un soutien à l'équipe administrative et rédiger des documents, des communications, des notes de réunion administrative, et fournir le soutien nécessaire à la préparation efficace des documents, tableaux, etc. ;

*Fonctionner le téléphone, acheminer les appels ;

*Recevoir la correspondance et tenir un registre en saisissant les données dans une base de données de correspondance, télécopier des documents et coordonner la livraison de la correspondance institutionnelle ;

*Coordonner l'utilisation de la salle de réunion du bureau ;

*Gérer l'achat de produits de nettoyage de bureau et de fournitures de bureau, y compris l'évaluation, la sélection du fournisseur, l'achat, l'inventaire et la distribution.

 

Qualifications:

*Un diplôme universitaire dans administration des affaires, ou en domaine similaire.  

*Minimum de 3 ans d’experience dans un poste équivalent (ou 8 ans d’expérience sans diplôme universitaire).

*Connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures de l'administrateur de bureau.

*Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS Outlook, en particulier).

*Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la patience, la diplomatie, la volonté d'écouter et le respect des collègues.

*Capacité à travailler individuellement et en équipe. Doit également être capable de créer une relation de travail positive entre toutes les équipes de projet.

*La maîtrise du français écrit et parlé est requise.

*CA ARDc