« Tetra Tech International Development Services» basée au Arlington, en Virginie, est spécialisée dans les domaines des services de consultation, de l’ingénierie, de la gestion de programmes, de la gestion de travaux de construction et des services techniques. La société appuie des clients des secteurs gouvernemental et commercial en leur fournissant des solutions innovatrices concernant l’eau, l’environnement, l’infrastructure, la gestion des ressources, l’énergie et le développement international. Grâce à son équipe de 17 000 employés dans 400 bureaux à travers le Monde, les capacités de Tetra Tech couvrent tout le cycle de vie des projets.

En République Centrafricaine, Tetra Tech a été sélectionné par l’Agence Américaine pour le Développement International (USAID) pour coordonner la mise en œuvre du projet Droits de Propriétés et Artisanat Minier (USAID DPAM) pour une période de cinq ans (2018-2023).

Le Projet DPAM (Droits de Propriété Artisan Minier), financé par l’USAID, vise à renforcer les droits de propriété de toutes les communautés minières, tout en mettant un accent particulier sur les femmes, améliorer la Gouvernance minière et promouvoir la cohésion sociale. Le projet DPAM poursuivra les approches techniques des précédents projets « Droits de Propriété et Développement du Diamant Artisanal (DPDDA I et II) » afin d’aborder les défis de la gouvernance des terres et des ressources dans le secteur minier artisanal, en utilisant une approche pluridisciplinaire et en incorporant des outils et des stratégies appropriés et applicables. Il abordera les défis complexes du développement autour de ce secteur, en mettant l'accent sur les diamants et l’or, dans le but de promouvoir des chaînes d'approvisionnement légales et responsables et de renforcer la cohésion sociale dans les zones minières.

Le projet DPAM recherche un(e) Assistante Administratif/ve pour son bureau de Bangui suivant les termes de référence ci-après :

RÉSUMÉ DU POSTE:

L'Assistant(e ) Administratif/ve  est responsable de l’accueil des invités et des partenaires en vue de les diriger vers l'agent et la personne dont ils ont besoin. Il/elle s’occupe aussi de la réception des documents et des articles achetés, ainsi que des courriers externes reçus et de la distribution des articles aux agents et personnes concernées. L'Assistant(e ) Administratif/ve  est également responsable de toutes les réservations d'hôtels et facilite le voyage du personnel local et international. Il ou elle gérera les fournitures de bureau et les fonds de la petite caisse du bureau, et supervisera l’agent d’entretien de bureau et le jardinier.

 PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :

• Recevoir et saluer les invités et partenaires et les diriger vers la réception. Contacter le personnel responsable de l’activité et l’informer.
• Prendre connaissance des messages et des appelants / visiteurs pour le personnel lorsqu'il n'est pas disponible.
• Mettre régulièrement à jour le tableau blanc servant de programme de circulation des véhicules du projet et de canal pour la communication.
• Eviter l'encombrement du personnel et des visiteurs dans la salle d'accueil.
• Tenir un registre pour tous les visiteurs et s’assurer qu’ils portent des badges pour visiteurs.
• Tenir un annuaire téléphonique pour les organisations non gouvernementales (ONG), les bureaux gouvernementaux, les partenaires stratégiques ciblés et les mettre à jour régulièrement.
• Gérer tous les courriers sortants et entrants (locaux, nationaux et internationaux).
• Organiser les voyages et préparer les réservations d’hôtels pour le personnel et les visiteurs locaux et internationaux.
• Traiter et suivre les dossiers de demandes de visa avec les services de l’immigration et autres services impliqués.
• Recevoir les biens des fournisseurs et conserver un journal de tous les biens reçus.
• Retirer les chèques de banque.
• Assurer la photocopie, le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations du projet et tout document d’ordre financier ou  comptable suivant les principes prédéfinis.
• Conserver tous les dossiers du projet conformément aux normes d’archivage de Tetra Tech et aux normes standards (Respecter l'application de la politique de classement de Tetra Tech).
• Tenir et gérer les fonds de petite caisse de bureau.
• Aider à organiser des événements spéciaux, des réunions du personnel et des ateliers, tel que requis.
• Effectuer d'autres tâches en rapport avec l’assistance administrative à la demande du Directeur Administratif et Financier ou du Chef de projet.

QUALIFICATIONS: (EXIGENCES MINIMALES)

ÉDUCATION: Diplôme universitaire Bac+3.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE: Au moins 3 années d'expérience professionnelle.

COMPÉTENCES: Aptitude à lire et écrire parfaitement le français. Compétences informatiques de base requises (Word, Excel). Les compétences avancées en informatique constituent un plus.

LANGUES: Français et Sango requis. La maitrise de l’anglais est un atout.

GÉNÉRAL: Excellentes compétences en matière de contact avec les personnes, compétences organisationnelles, intégrité financière et personnelle, éthique de travail professionnelle et tact. L’expérience de voyage est un atout.