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etra Tech ARD, accepte des déclarations d’intérêt de la part de candidats qualifiés pour le role d'Assistant Administratif / réceptionniste pour son programme Feed the Future Strengthen Value Chains dans le Sud Kivu en République démocratique du Congo.
L'Assistant Administratif / réceptionniste est responsable de l’accueil des invités et des partenaires en vue de les diriger vers l'agent et la personne dont ils ont besoin. Il s’occupe aussi de la réception des documents et des articles achetés, ainsi que des courriers externes reçu et de la distribution des articles aux agents et personnes concernées. L'Assistant Administratif / Réceptionniste est également responsable de toutes les réservations d'hôtels et facilite le voyage du personnel local et international. Il ou elle gérera les fournitures de bureau et les fonds de la petite caisse du bureau, et supervisera le nettoyeur de bureau et le jardinier.
Responsabilités:
* Répondre au téléphone au bureau et transférez les appels aux personnes concernées
* Recevoir et saluer les invités et les partenaires et les diriger vers la réception. Contacter le personnel responsable de l’activité et l’informer sur les invites et partenaires
* Prendre connaissance des messages et des appelants / visiteurs pour le personnel lorsqu'il n'est pas disponible
* Mettre régulièrement à jour le tableau blanc servant de programme et de valve pour communication
* Eviter l'encombrement du personnel et des visiteurs dans la salle d'accueil
* Tenir un registre pour tous les visiteurs et s’assurer que les visiteurs portent des badges pour visiteurs
* Tenir un annuaire téléphonique pour les organisations non gouvernementales (ONG), les bureaux gouvernementaux, les partenaires stratégiques, les entreprises agroalimentaires ciblées et les mettre à jour régulièrement
* Gérer tous les courriers sortants et entrants (locaux, nationaux et internationaux)
* Organiser les voyages et préparer les réservations d’hôtels pour le personnel et les visiteurs locaux et internationaux
* Traiter et suivre les dossiers de demandes de visa avec la Direction Générale de Migration (DGM) et autres services impliqués
* Créer et mettre à jour le guide du visiteur de Bukavu
* Commander et gérer les fournitures de bureau
* Recevoir les biens des fournisseurs et conserver un journal de tous les biens reçus
* Conserver tous les dossiers du projet conformément aux normes d’archivage de Tetra Tech et aux normes standards (Respecter l'application de la politique de classement de de Tetra Tech)
* Tenir et gérer les fonds de petite caisse de bureau local
* Aider à organiser des événements spéciaux, des réunions du personnel et des ateliers, tel que requis
* Effectuer d'autres tâches à la demande du Directeur Financier et Administratif ou de la Directrice du Projet.
Qualifications:
* Diplôme de graduat requis (BAC + 3)
* Au moins 3 années d'expérience professionnelle ou d'expérience de stage requise
* Aptitude à lire et écrire parfaitement le français. Français et Swahili (ou Mashi) requis. La maitrise de l’anglais est un atout
* Compétences informatiques de base requises (Word, Excel). Les compétences avancées en informatique / informatique un plus
* Excellentes compétences en matière de contact avec les personnes, compétences organisationnelles éprouvées, intégrité financière et personnelle, éthique de travail professionnelle et tact. L’expérience de voyage est un atout
* Etre résident de la région du Sud-Kivu.
Veuillez nous fournir les documents ci-dessous pour être considéré comme candidat:
* Lettre de motivation
* CV dans l'ordre chronologique inverse
* Liste de reference
To be considered applicants must submit the following as part of the online application process:
* Cover Letter
* CV in reverse chronological format
Please ensure that all necessary documents are uploaded, as incomplete applications and/or corrupt files may delay processing of your application or remove you from consideration. Applications that do not meet the minimum requirements listed above will not be considered. No phone calls will be accepted.
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